そのメール、返して下さい？

毎日、沢山の業務データが作られます。見積書や契約書、仕様書、指示書、図面、各種伝票など。そこで、今回はデータの管理に関して書きますね。

社内に於いては部門間、社外では得意先や協力会社間でデータのやり取りが発生します。

そのやり取りで使われるのは、殆どがメールによる添付です。メールは便利なツールですが、データのやり取りに於いては、以下のようなデメリットもあります。

1）誤送信による情報漏えい
2）複数版の混在による誤認
3）プロジェクト終了後のデータ回収困難
4）関係者全員送信によるメール量増大

データ添付の際には暗号化する、パスワードを付ける、パスワードは本文内には記載しないなど、情報漏えいの対策は図れますが、一旦、手を離れたデータは回収が困難で、証跡が追えません。

製造業では設計図面や技術書を海外の委託先企業へ提示する必要があります。他業種でも同様のデータをやり取りします。

では、他にどのような手があるんでしょうか？そこで、今回はストレージサービスをご紹介します。堅牢なデータセンターが管理する大きなハードディスクをクラウドサービスとして使うんです。

これにより、特定のドメインからのみアクセスを許可したり、ワンタイムパスワードの発行や公開期間を限定する、証跡を取る、閲覧・複製・削除等の権限を制限・付与できるなどのメリットがあります。また、データの洪水を回避することもできます。

何でもかんでもメールで済ますのではなく、データの性質を考慮した上で手段を講じないと事故に繋がる可能性は否めません。

貴方の手を離れたデータは、幾度もコピーされ、沢山の知らない人の手に渡っているかも知れません。是非、いろんな手段を検討して下さいね。